檔案管理現狀   

一、 集團檔案管理目前存在的主要問題：  

（一）各部門應移交集團檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門不清楚哪些檔案 應移交集團檔案室存檔。  

（二）《檔案管理制度》的執行力度不夠，缺少執行監管。 

（三）公司早期資料缺失嚴重。 

（四）檔案借閱審批流程繁瑣，遇到一些工作比較緊急情況時，無法及時完成借閱審批。 

（五）權限設置不夠合理，某些部門（審計）因工作需要常需查閱大量檔案，但因權限 的限制，每一類檔案都進行借閱流程，影響工作效率。 

（六）檔案系統：  

1. 檔案系統缺少關鍵字檢索功能，不方便搜索。  

2. 一次借多種檔案時，必須在不同類別的檔案庫中分別發起借閱，不能合并起一個借閱，使用比較麻煩。   

3. 公開類檔案（證照類）無法發起借閱。   

二、 存在原因  

（一）對于各部門檔案狀況了解不夠，《檔案管理制度》的編制缺少針對性及可操作性。 

（二）對《檔案管理制度》的執行缺少有效的監督措施。  

（三）由于公司早期對檔案缺乏有效的管理，造成歷史資料缺失嚴重。 

（四） 檔案系統的設計？   

三、 未來管理規劃  

（一）對現行《檔案管理制度》進行有針對性的修訂：  

1. 廣泛征求各部門意見，深入調查，根據各部門實際情況對檔案的歸檔范圍進行明確規定；  

2. 對《檔案管理制度》的執行增加相應的監管措施。  

3. 對缺失的早期歷史資料咨詢相關部門和當事人，盡量補齊？  

（二）建議各部門（項目公司）設置兼職資料員負責本部門的檔案收集整理、查詢借閱 流程的發起及上報集團檔案室歸檔，與集團檔案主管進行對接。各部門兼職資料員在每月規定時間上報本部門當月的收文紀錄，以備檔案室檢查該部門當月歸檔檔案的齊全與否。  

（三）對工程項目的檔案加強過程監控，不定期到項目進行檢查，以保證該項目檔案的 及時完整性，以便于最后竣工資料的移交。  

（四）為加強對各項目竣工資料的監管，建議設立各施工單位的結算審批流程，在由預 算部門同意結算付款前，先經檔案主管審批，確認該施工單位竣工資料完整有效并移交完畢后，方可與該單位辦理結算。  

（五）在保證檔案借閱安全的前提下，對審批流程重新梳理，對一些特殊情況制訂相應 措施（先和相關領導電話溝通？）。  

（六）檔案查閱權限的設定還需和相關領導商討如何設置。 

（七）之后檔案加工如何進行？ 

（八）檔案系統的改進升級？